Harmen Zijlstra, Gjald - Over de koppeling tussen de website van RIBW GO en de website van Zorgselect

Vandaag wordt de werkenbij-website van RIBW Groep Overijssel gelanceerd met daarin een wel heel bijzonder technisch hoogstandje. Dat we met behulp van AFAS software veel kunnen automatiseren wisten we al. Maar voor een volledige automatisering van het sollicitanten proces, moesten de business consultants van Gjald een koppeling realiseren.

Technisch hoogstandje
Dankzij deze koppeling worden de vacatures zowel op de de eigen website als op een extern vacature platform getoond en verlopen de processtappen via een cloud platform. Dit platform verbindt de ERP applicatie AFAS met de website(s) en borgt de volledige automatisering. Vacatures worden zo automatisch geplaatst en sollicitanten gegevens en CV´s worden in AFAS beschikbaar gemaakt en automatisch opgevolgd door medewerkers. Als klap op de vuurpijl kunnen sollicitanten ook inloggen om inzicht te krijgen in hun sollicitatietraject.

Sollicitanten afwikkelen in het eigen HR proces
Voorheen werden vacatures van RIBW GO beschikbaar gesteld via Zorgselect. Zorgselect heeft de grootste regionale vacaturebank voor zorg en welzijn in Oost-Nederland. Door het opzetten van een eigen werkenbij website kan RIBW de vacatures in eigen beheer houden en de sollicitanten stroom rechtstreeks binnen haar eigen werkprocessen afwikkelen. 

Geautomatiseerd proces
RIBW GO maakt voor haar bedrijfsvoering gebruik van de software van AFAS. CRM, HR en finance zijn geïntegreerd en werkprocessen zijn functie overstijgend georganiseerd. Door middel van een aan AFAS gekoppelde website kunnen gegevens en bestanden uit de werkprocessen één op één tussen sollicitanten en medewerkers uitgewisseld worden. Sollicitanten zijn daarmee rechtstreeks gebruiker geworden in het systeem en werkprocessen van RIBW GO. Gegevens hoeven nu niet meer overgenomen te worden vanuit mail en geüpload te worden in de systemen. Dit doen sollicitanten zelf en de data is direct beschikbaar voor de HR medewerkers van RIBW GO. Dit scheelt veel ontzettend veel tijd en processen verlopen daardoor sneller en betrouwbaarder.


Technische koppeling
RIBW GO heeft ervoor gekozen om ook de vacatures te blijven plaatsen op de website van Zorgselect. Om dit niet handmatig te hoeven doen, heeft Gjald in samenwerking met Zorgselect een technische koppeling gemaakt tussen de website van Zorgselect en de website van RIBW GO. Gjald maakt daarbij gebruik van een speciaal voor dit doel ingericht cloud softwareplatform. Dankzij deze koppeling worden alle vacatures of eventuele wijzigingen automatisch geplaatst op de website van Zorgselect en is er vanuit RIBW GO één portaal waar alle gegevens binnenkomen. Dit bespaart tijd en processen verlopen 100% volgens afspraak in voorgedefinieerde standaard werkstappen.




Ambitie
Senior business consultant Harmen Zijlstra van Gjald over de gerealiseerde koppeling en onderlinge samenwerkingen: "RIBW GO heeft al flinke stappen gemaakt, maar is nog niet klaar. De volgende stap is ervoor te zorgen dat de door de sollicitant aangeleverde gegevens niet alleen in AFAS in de werkprocessen van RIBW GO worden opgenomen maar ook bij Zorgselect beschikbaar komen. Hierdoor kan Zorgselect informatie blijven leveren vanuit een volledig in kaart gebrachte arbeidsmarkt ontwikkeling. Daarnaast zijn we erg blij met de onderlinge samenwerking met Ingeborgh Arends van HR met LEF."